وبینار یا جلسه مجازی

ده نکته اجرایی برای برگزاری و میزبانی جلسات مجازی (وبینارها) به گونه ای کارآ و اثربخش

وبینار همان جلسه مجازی یا به عبارتی دیگر جلسه آنلاین است که ترکیبی از کلمات وب و سمینار می باشد. جلسات مجازی این روزها بیشتر برگزار می شود و دلایل خوبی هم دارد.  شرایط حساس فراگیری کوید -19 ، افزایش هزینه های برگزاری جلسات حضوری ، منع تردد ، عدم دسترسی مناسب به شرکاء و ذینفعان سازمان و عدم امکان حضور در پروژه های اجرایی به علت وجود پروتکل های بهداشتی نمونه هایی از این دلایل در کشور هستند . در گذشته این جلسات به تعداد بسیار بسیار اندک برگزار می شد و تنها هنگامی که اعضای تیم اجرایی پروژه ها برای دیدار حضوری از یکدیگر فاصله زیادی داشتند یک گزینه مقرون به صرفه و راهگشا بود ولی اکنون برگزاری جلسات مجازی در بیشتر سازمان ها ، پروژه ها و نهادهای اجرایی اجباری به نظر می رسد. متاسفانه به دلیل ضعف اکثر سازمان های ایرانی در برگزاری موثر جلسات حضوری این بار نیز حتی با داشتن نرم افزارها و برنامه های برگزاری جلسات به صورت آنلاین ، انجام یک جلسه مجازی سهل و آسان نمی باشد. بنابراین برای به دست آوردن بهترین نتیجه از یک جلسه مجازی ، شما باید به خوبی آموزش دیده و کسب تجربه نمایید. به جز جلساتی که نیازمند ارزیابی شهودی هستند تقریباً اکثر جلسات می توانند به صورت مجازی برگزار شوند.  

برخی از انواع جلسات مجازی عبارتند از:

1. جلسات برندینگ ، مارکتینگ و فروش
2. جلسات سازماندهی محیط کار
3. جلسات مدیریت ارتباط با مشتریان CRM
4. جلسات ارزیابی پیشرفت پروژه ها
5. جلسات نظارت پيمانکاری
6. جلسات آدیت و ممیزی سیستم هاي کيفیت ، ایمنی و زیست محیطی
7. جلسات بازنگری مدیریت
8. جلسات هماهنگی تیم اجرایی و گروه های کاری
9. جلسات فنی بهره برداری پروژه ها
10. جلسات مهندسی مجدد و بررسی مقایسه ای Benchmarking
11. جلسات طوفان ذهنی
12. جلسات هیئت مدیره و ...

نکات زیر تجارب ما در برگزاری چنین جلساتی بوده که به شما در برگزاری جلسات مجازی کمک شایانی می کند.

1- یادآوری ها را حتماً ارسال کنید

با برنامه ریزی و اعلام برگزاری جلسه از قبل اجازه دهید تا همه افراد واجد شرایط و مدعو جلسه بتوانند در آن شرکت کنند. به شرکت کنندگان توجه زیادی داشته باشید. یک یادآوری دوستانه حدود یک ساعت قبل از برگزاری می تواند به شما اطمینان دهد که شما طبق برنامه شروع می کنید. این یادآوری می تواند به صورت ایمیل ، اس ام اس یا یک تماس کوتاه باشد.

2-تعداد مدعوین حداکثر 10 نفر کافیست

مدیریت یک جلسه مجازی با بیش از 10 نفر می تواند منجر به هرج و مرج شود.  فقط افرادی را که در بحث ضروری هستند دعوت کنید تا برگزاری جلسه ساده و کارآمد باشد.

3-دستور کار جلسه را تنظیم و ارسال کنید

یک هفته قبل از برگزاری جلسه ، دستور جلسه را متناسب با جلسه تنظیم کرده و برای شرکت کنندگان ارسال کنید تا آنها ایده روشنی در مورد نحوه آماده سازی گزارشات خود و مستندات جلسه داشته باشند. این امر باعث صرفه جویی در زمان ارائه مطالب در جلسه می شود و سبب می گردد جلسه آنلاین شما بسیار روان تر و کارآتر برگزار شود.

4-قبل از پخش زنده تست کنید

نرم افزار جلسات آنلاین برای جلسات مجازی ضروری است.از بهترین نرم افزارها در این زمینه در ایران می  توان به Skype (برای جلسات 4 نفره رایگان) ، Zoom و adobe connect اشاره کرد. حتماً نحوه کار نرم افزار انتخابی خود را آزمایش کرده و اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان با آن آشنا هستند.  مشکلات موجود در ابزارهای فنی در طول جلسه باعث اتلاف وقت و ناکارآمدی جلسه می گردد.

5-قبل از برگزاری جلسه ، رئیس و دبیر جلسه را مشخص و معرفی کنید

داشتن یک رئیس منصوب می تواند به شرکت کنندگان در جلسه کمک کند تا برنامه جلسه را رعایت کنند و در صورت حواس پرتی همه را به مسیر درست برگرداند. همچنین قبل از جلسه ، دبیر جلسه را نیز به منظور انجام وظایفی نظیر ثبت تصمیمات جلسه و پیگیری ها مشخص و معرفی کنید.  در طول برگزاری یک جلسه مجازی ، شرکت کنندگان به راحتی و ناخودآگاه سرگرم مواردی مانند تلفن های همراه خود یا کارهای دیگر می شوند. به همین علت برای جلوگیری از تشتت آرا ، تمرکز روی جلسه و پیگیری دستور جلسه ، وجود راهنما ضروریست.

6-از درک صحیح مطالب ارائه شده توسط شرکت کنندگان اطمینان حاصل نمایید

ارتباطات صحیح غیر از کلمات گفتاری ، متکی بر زبان بدن می باشد. در جلسات حضوری ، حالات صورت و زبان بدن مکالمات را روان و اهداف گوینده را روشن و واضح می گرداند. در یک جلسه مجازی ، این جنبه های غیرکلامی کمتر مشهود است. به عنوان رئیس جلسه همیشه کنترل کنید که شرکت کنندگان به درستی نظر سخنرانان در جلسه را درک می کنند. همواره از شخصی که صحبت می کند بپرسید که آیا چیز دیگری برای افزودن دارد یا خیر. با این کار اطمینان حاصل می کنید که مفهوم عبارات به خوبی درک و بیان می شود.

7-جلسه را فراگیر کنید

اگر در حال برگزاری یک جلسه مجازی هستید که برخی از حاضران در آن شخصاً حضور دارند ولی برخی دیگر به طور مجازی در آن شرکت می کنند ، اطمینان حاصل کنید که همه افراد بطور یکسان تمامی جلسه را می بینند و گفتگوها را می شنوند.  به عنوان مثال اگر کسی در اتاق جلسه در مورد نکته ای شوخی کند و همه بخندند ، سعی کنید مطمئن شوید که حاضران از راه دور نیز این مورد را می بینند و می شنوند.

8-از جلوه های بصری مناسب یا استراحت بین موضوعات برای افزایش تمرکز شرکت کنندگان استفاده کنید

از قابلیت های نرم افزار جلسه آنلاین برای به اشتراک گذاشتن صفحه نمایش ، اسلایدها یا نمودارهای خود استفاده کنید. این عمل سبب علاقمندی بیشتر شرکت کنندگان به مفاهیم جلسه می شود. همچنین استراحت و اعلام تنفس بین موضوعات مختلف جلسه از خستگی و عدم تمرکز شرکت کنندگان خواهد کاست.

9- به اختصار صحبت کنید . مفاهیم اصلی و مصوبات جلسه را به درستی ثبت و نشر دهید

در سال 1885 میلادی هرمان ابینگهاوس ، روانشناس آلمانی ، آنچه را که منحنی فراموشی مغز انسان پس از فراگیری مطالب بود توصیف کرد . این منحنی اساساً مدت زمان فراموش کردن اطلاعات جدیدی که افراد یاد می گیرند را نشان می داد. نکته اساسی این است که شرکت کنندگان در جلسه خیلی سریع پس از شنیدن مطالب و گام های اجرایی بخش اعظم آن را پس از یک روز از یاد می برند. پس سعی کنید به جای زیاده گویی ، مطالب جلسه را در قالب صورت جلسه به درستی ثبت و برای شرکت کنندگان ارسال کنید. همچنین بازه های زمانی کوتاهی را برای یادآوری انجام مصوبات و پیگیری ها اختصاص دهید.

10-جلسه را با همراهي شرکت کنندگان به اتمام برسانید

برای اطمینان از اینکه همه جلسه مجازی را با احساس موفقیت ترک می کنند ، به آنها زمان دهید تا به صورت جداگانه مواردی را که می خواهند به اشتراک بگذارند مجدداً بیان کنند. این موضوع می تواند در مورد مباحث جلسه ، جلسات آتی  و یا هرگونه انتقاد یا پیشنهاد دیگری مرتبط با جلسه باشد.

سخن نهایی

مدیریت جلسات آنلاین مطمئناً امری سهل نبوده ، اما با برنامه ریزی و استراتژی مناسب می تواند شیوه ای عالی برای تقویت کار تیمی و همکاری نزدیک باشد . اگر می خواهید در جلسه بعدی خود راهبر باشید می توانید ضمن تماس با ما مشاوره لازم را دریافت کنید.